Pourquoi faire appel à un développeur Microsoft Fabric ?

Excel, Power BI, PowerPoint, Fabric : les outils pour créer et présenter un reporting ne manquent pas. Nous pouvons l’affirmer dès maintenant, il n’existe pas de logiciel parfait. Mais en fonction de votre entreprise et des besoins des utilisateurs de vos reportings, une solution adéquate existe.

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Dans cet article, nous analyserons différents outils, du tableur à la BI, en passant par le diaporama. Et nous verrons pourquoi les éviter ou les privilégier, selon le cas. À la fin de votre lecture, vous aurez toutes les cartes en main pour choisir le bon outil de reporting.

1. Le bon vieux tableur Excel (ou Google Sheets)

Dans l'univers de la finance et du contrôle de gestion, plus besoin de le présenter : le tableur est omniprésent. Reconnus pour leur accessibilité et leur flexibilité, Excel, Google Sheets et consorts permettent de manipuler des données, effectuer des calculs complexes et créer des visualisations de base avec une relative facilité. Cependant, comme nous le verrons ci-dessous, le tableur présente des limites importantes pour la création et l’exploitation d’un reporting.

Avantages du tableur :

• Facilité d'utilisation : La plupart des utilisateurs sont familiers avec l'interface des tableurs, ce qui réduit le temps de formation nécessaire.
• Polyvalence : Capables de gérer aussi bien de simples calculs que des analyses financières complexes, les tableurs sont incroyablement polyvalents.
• Coût : Excel fait partie de la suite Microsoft Copilot (ex Office 365), largement répandue, et Google Sheets est disponible gratuitement avec un compte Google.

Inconvénients du tableur :

• Gestion des grandes masses de données : Les tableurs peuvent devenir lents ou même instables avec de très grands volumes de données ou des formules très complexes.
• Sécurité et contrôle des versions : Le partage de fichiers Excel ou Sheets peut entraîner des problèmes de contrôle et de sécurité des données. Les fichiers peuvent s’échanger et se modifier très facilement, impactant la fiabilité de la donnée.
• Visuels limités et statiques : Les visuels (graphiques, tableaux, cartes) sont basiques et statiques. Difficile d’analyser en un clin d'œil ou de forer la donnée lorsqu’on utilise un reporting sur Excel et Google Sheets.

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Ces limites nous amènent à considérer des alternatives plus robustes pour des besoins spécifiques. Dans le prochain paragraphe, nous explorerons les outils de business intelligence, qui offrent des fonctionnalités avancées pour la visualisation et l'analyse des données.

2. Le logiciel de business intelligence (Power BI, Tableau, Looker, etc.)

Dans un environnement où la donnée circule à foison, les outils de business intelligence (BI) comme Power BI offrent des solutions avancées, qui transcendent les capacités des tableurs traditionnels. Chez Stalx, nous utilisons ces outils pour transformer les données brutes en visualisations interactives et en analyses prédictives qui aident les entreprises à prendre des décisions éclairées.

Avantages des logiciels de BI :

• Extraire, nettoyer et exploiter la donnée : Les outils de business intelligence comme Power BI permettent d’extraire la donnée directement à la source, de la nettoyer et de l’organiser en toute fiabilité.
• Visualisations avancées et interactives : Une fois la donnée préparée, les logiciels de BI permettent de créer des dashboards dynamiques où les données sont, non seulement visualisées, mais également interactives. Les utilisateurs peuvent cliquer pour explorer différents niveaux d'information.
• Contrôle, sécurité et partage maîtrisés : Les logiciels de BI intègrent des outils d’administration permettant de gérer les droits des utilisateurs. L’historique est facilement consultable et la donnée peut être verrouillée, pour éviter les manipulations et limiter les risques.

Inconvénients des logiciels de BI :

• Infrastructure : Pour les grandes entreprises, l'implémentation de business intelligence nécessite une infrastructure robuste et une intégration IT poussée.
• Dépendance à la DSI : L'implémentation et la maintenance des logiciels de BI exigent souvent une collaboration étroite avec les départements IT, ce qui peut limiter la rapidité des ajustements nécessaires pour les utilisateurs.
• Complexité et nécessité de formation : La puissance et la polyvalence de ces outils nécessitent une formation pour les personnes en charge de la création des reportings.

Malgré ces inconvénients, les plateformes de BI offrent d’importants bénéfices qui justifient l'investissement, surtout pour les PME cherchant à exploiter pleinement leurs données. L'adaptabilité et l'évolutivité de Power BI et Microsoft Fabric en font des choix judicieux pour ceux qui veulent aller au-delà des fonctionnalités de base du tableur.

3. Le diaporama (Powerpoint, Slides, Canva, etc.)

Eux non plus, nous n’avons pas besoin de les présenter. Les outils de diaporama comme PowerPoint, Slides ou Canva pullulent dans les entreprises. Ils sont privilégiés pour créer, animer et partager des présentations. Leur principal atout réside dans leur capacité à faciliter la communication visuelle d'idées, rendant les informations plus accessibles et engageantes lors de réunions ou de conférences.

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Cependant, un inconvénient notable de cette méthode est l'aspect statique des slides. Impossible de “forer” la donnée, comme on pourrait le faire avec Power BI. On peut aussi se retrouver avec des slides erronées à cause d’erreurs (fréquentes) de copier/coller.

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Aujourd'hui, cette limite peut être contournée grâce à l'intégration de PowerPoint avec Power BI, qui permet de dynamiser les présentations en reliant les diapositives directement à des reportings en temps réel. Les slides ne présentent alors plus des screenshots, mais bien de vrais rapports dynamiques (et ça change tout). Ainsi, le diaporama devient un outil puissant de présentation et d'animation, surtout lorsqu'il est utilisé par des personnes ayant des compétences en storytelling, en pédagogie et en communication.

4. L’e-mail ou la messagerie

L'automatisation de la communication par e-mail ou messagerie crée un pont entre les données et les utilisateurs, en s'assurant que les informations pertinentes atteignent les bonnes personnes au moment opportun, sans nécessiter une connexion à l’outil de reporting. Grâce à l'évolution des outils d'automatisation, il est désormais possible de personnaliser et d'envoyer des messages de manière intuitive et efficace.

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Exemple : 

• L’envoi automatique d’un e-mail depuis Excel, grâce au langage VBA (méthode traditionnelle, “à l’ancienne”).
• L’envoi d’un e-mail ou d’un message automatique grâce à un script Python, qui s'alimente directement dans le logiciel comptable ou l’ERP.
• Un message Slack, WhatsApp ou un e-mail, envoyé automatiquement depuis Power BI grâce à Power Automate ou Make.
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Aujourd’hui, les possibilités d’automatisation et de personnalisation sont infinies. La bonne information peut être transmise à la bonne personne, au bon moment, sans effort. Ainsi, ce n’est plus vous qui allez chercher la donnée dans des reportings. Mais c’est la donnée qui vient à vous.

5. Et l’IA dans tout ça ?

L’intelligence artificielle révolutionne la manière dont les données sont analysées et présentées. Des outils comme Copilot de Microsoft et divers agents IA comme les GPTs permettent non seulement d'analyser des données complexes et de faire des prévisions, mais aussi d'interagir en temps réel. 

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Par exemple, lors d'une réunion (CODIR, MBR ou autre), il est désormais possible pour les participants d'interroger directement l'IA sur des données spécifiques. Les participants peuvent demander à un Chatbot intégré à l’outil BI de générer un tableau de bord, un calcul, un graphique ou une prévision sur un point précis. Le gain de temps est énorme et la qualité des décisions est améliorée.

L’IA enrichit les reportings, les analyses et les prises de décisions. Et nous en sommes à peine au début de cette révolution. Mais comme pour la BI, les tableurs ou les diaporamas, le point clé reste le même : la qualité de la donnée.

Vous cherchez un expert pour déployer un reporting performant dans votre entreprise ?

Les tableurs peuvent toujours servir pour des calculs rapides, à la volée. Mais l'outil de business intelligence est aujourd'hui incontournable pour construire et analyser un puissant moteur de données. Ensuite, les outils d'IA, d'automatisation et de présentation s'ajoutent progressivement pour améliorer et faciliter la prise de décision.

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Chez Stalx, nous mettons à votre disposition nos expertises en finance et data pour créer des outils de business intelligence sur-mesure.

Pour en savoir plus sur nos services, consultez notre page reporting financier ou réservez un rendez-vous avec un de nos experts.

Avec les bons outils, les processus adéquats et une formation sur-mesure, le contrôle de gestion peut être grandement automatisé. Pour quels bénéfices ? Des données plus fiables, des prises de décisions éclairées et des collaborateurs épanouis.

Cependant, l’automatisation du contrôle de gestion n’est pas une simple formalité. C’est un projet à mettre en œuvre avec minutie. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes à suivre pour automatiser le contrôle de gestion de votre entreprise.

Pourquoi automatiser le contrôle de gestion de votre entreprise ?

Voici six principaux bénéfices de l'automatisation du contrôle de gestion pour une entreprise :

• Des données plus précises et fiables : L'automatisation réduit les erreurs humaines dans le traitement des données, garantissant ainsi une plus grande fiabilité des informations utilisées pour la prise de décision.
• Un gain de temps considérable : En éliminant les tâches répétitives et chronophages liées au traitement manuel des données, l'automatisation libère du temps pour les contrôleurs de gestion. Ils peuvent alors se concentrer sur des analyses stratégiques et des conseils actionnables.
• Un accès aux informations en temps réel : L'automatisation permet une mise à jour continue et en temps réel des reportings, KPIs et tableaux de bord. Les dirigeants et les managers peuvent ainsi suivre la performance de l'entreprise instantanément et prendre rapidement des décisions.
• Des rapports exhaustifs et standardisés : Avec un contrôle de gestion automatisé, tout le monde s’appuie sur la même information, en utilisant les mêmes outils. Terminé les fichiers Excel ou Powerpoint où personne ne se base sur les mêmes chiffres.
• Une réduction des coûts : En minimisant la nécessité d'intervention manuelle dans les processus de contrôle de gestion, l'automatisation contribue à réduire les coûts opérationnels. Cela inclut des économies sur les ressources humaines et les erreurs potentielles.
• Amélioration de la conformité et de la sécurité : Les processus automatisés minimisent les risques de non-conformité et de violations de données.

Des bénéfices qui donnent envie, n’est-ce pas ? 😄

Voyons maintenant comment lancer un projet d’automatisation du contrôle de gestion.

Quelles sont les étapes clés pour automatiser le contrôle de gestion d’une PME ?

1. Analyser les besoins des utilisateurs : Commencez par dialoguer avec les contrôleurs de gestion et les utilisateurs finaux pour identifier précisément leurs besoins et les défis qu'ils rencontrent avec les processus actuels. Cette compréhension directe est cruciale pour cibler l'automatisation là où elle sera la plus bénéfique.
2. Évaluer les processus actuels : Examinez les processus de gestion en place pour détecter les inefficacités ou les tâches répétitives qui pourraient être automatisées. L'objectif est de repérer les opportunités où l'automatisation peut apporter une amélioration significative.
3. Définir les objectifs d'automatisation : Établissez des objectifs clairs pour l'automatisation, qu'ils concernent la réduction du temps de traitement, l'amélioration de la précision des données, ou l'accès en temps réel aux informations financières.
4. Sélectionner les technologies et les outils : Choisissez les outils et les technologies qui répondent le mieux aux besoins et objectifs identifiés. Assurez-vous que ces outils sont compatibles avec les systèmes existants et qu'ils sont évolutifs pour accompagner la croissance de l'entreprise.
5. Intégrer et configurer les outils : Implémentez et configurez les outils sélectionnés pour automatiser les processus identifiés. Cette étape doit être effectuée avec soin pour garantir une transition fluide et une intégration réussie.
6. Former les utilisateurs : Organisez des sessions de formation pour que les utilisateurs comprennent comment utiliser les nouveaux systèmes et outils. L'engagement des utilisateurs est essentiel pour une transition réussie.
7. Tests et mise en œuvre : Avant le déploiement complet, testez le système pour assurer qu'il fonctionne comme prévu et ajustez-le si nécessaire. Cela aide à minimiser les interruptions lors de la mise en œuvre complète.
8. Suivi et amélioration continue : Une fois l'automatisation en place, continuez à surveiller son efficacité et à chercher des améliorations potentielles. L'automatisation est un processus dynamique qui peut nécessiter des ajustements réguliers pour maximiser ses bénéfices.

Quels sont les meilleurs outils pour automatiser le contrôle de gestion d’une entreprise ?

La technologie centrale d'un contrôle de gestion automatisé, c'est la business intelligence (informatique décisionnelle). Il s'agit d'un ensemble de processus, d'architectures et de technologies qui transforment les données brutes en informations utiles aux prises de décisions.

La BI permet aux entreprises de collecter des données de multiples sources, de les analyser et de les visualiser à travers des dashboards interactifs, offrant ainsi une compréhension approfondie des tendances, des performances et des opportunités.

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Grâce à cette technologie, les dirigeants peuvent accéder à des informations clés en temps réel, optimiser les opérations, prévoir les tendances futures et mieux aligner leurs stratégies avec les objectifs organisationnels.

Si on entre un peu plus dans le détail, les outils et langages utilisés pour automatiser le contrôle de gestion sont principalement : 

• Microsoft Fabric : Cette plateforme d’analyse de données offre une solution complète pour les entreprises cherchant à centraliser et optimiser leur gestion de données. MS Fabric fournit des services intégrés de traitement, stockage, visualisation, et analyse des données, facilitant ainsi une vue d'ensemble cohérente et actualisée des activités financières.
• Power BI : Outil de BI phare de Microsoft, Power BI se distingue par sa capacité à créer des reportings visuels, dynamiques et interactifs. Il aide les dirigeants et les managers à prendre des décisions rapidement, grâce à des dashboards et des analyses en temps réel. Power BI, intégré à MS Fabric, amplifie l'accessibilité et l'interactivité des données.
• Python : Pour les tâches nécessitant une manipulation de données avancée, Python s'avère indispensable. Grâce à ses bibliothèques spécialisées comme Pandas et NumPy, Python excelle dans le traitement efficace des données, permettant des analyses complexes et la personnalisation des processus d'automatisation au sein de la BI.
• SQL : Le langage SQL est incontournable pour la gestion des bases de données. Il joue un rôle crucial dans l'extraction, la manipulation et la gestion des données, assurant une fondation solide pour les rapports et analyses automatisés.

Pourquoi automatiser le contrôle de gestion de son entreprise avec MS Fabric ?

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Voici cinq raisons d’automatiser le contrôle de gestion de son entreprise avec Microsoft Fabric :

1. Une Intégration complète : MS Fabric offre une intégration fluide avec d'autres outils et plateformes Microsoft, comme Power BI et Sharepoint. Cela simplifie la consolidation des données et améliore l'efficacité opérationnelle en réduisant le temps consacré à la manipulation de données disparates.
2. Une sécurité renforcée : Fabric bénéficie des protocoles de sécurité de haut niveau de Microsoft, garantissant la protection des données sensibles de l'entreprise contre les accès non autorisés et les menaces extérieures.
3. Une personnalisation avancée : MS Fabric permet une personnalisation profonde de l'interface utilisateur et des fonctionnalités, permettant aux entreprises de créer des solutions sur mesure qui répondent précisément à leurs besoins spécifiques en matière de contrôle de gestion.
4. Un gain d’efficacité : La plateforme facilite l'automatisation des processus répétitifs et chronophages, tels que la saisie de données et la génération de rapports, ce qui permet aux contrôleurs de gestion de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
5. Accès et collaboration améliorés : MS Fabric soutient une collaboration efficace grâce à ses capacités de partage et d'accès en temps réel aux informations, permettant aux équipes de travailler ensemble de manière plus fluide, indépendamment de leur emplacement géographique.

"Le contrôle de gestion est un métier transversal de l'entreprise, il y a donc une multiplicité de sources de données et des règles métiers spécifiques à appliquer, tout cela est compliqué à gérer dans de simples fichiers Excel. L'utilisation d'une plateforme data peut être une solution pour automatiser ces traitements."

Avis d’expert — Alexandre  Stevens

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Stalx, c’est l’histoire d’un contrôleur de gestion qui s’est spécialisé dans la data et la BI. Cette double compétence nous permet de créer des outils de business intelligence sur-mesure pour chaque PME.

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Avec l’explosion des capacités de calcul, du cloud et de l’IA, l’automatisation des reportings est à portée de main de toutes les entreprises. Un reporting automatisé, c’est un gain de temps énorme et une fiabilité des données permettant de prendre des décisions éclairées dans les meilleurs temps.

Mais mettre en place un reporting automatisé, c’est un projet à prendre avec des pincettes. Dans cet article, nous vous expliquons les étapes clés et les meilleurs outils à votre disposition.

5 avantages d’un reporting automatisé

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Pourquoi les entreprises de toutes tailles se lancent-elles dans des projets d’automatisation de leurs reportings ? Voici les principaux avantages : 

• Un gain de temps significatif : L'automatisation du reporting élimine les tâches manuelles répétitives, réduisant ainsi le temps passé à compiler et à vérifier les données. Cela libère les employés pour se concentrer sur des analyses plus stratégiques et la prise de décision (on en reparle un peu plus bas 😉).
• Une précision accrue : Les erreurs humaines sont minimisées lorsque les processus sont automatisés. Les rapports générés automatiquement offrent une fiabilité et une précision augmentées, ce qui est crucial pour des décisions stratégiques et opérationnelles.
• La disponibilité en temps réel : Les reportings automatisés sont directement reliés aux sources de données (ERP, logiciel comptable, CRM, etc.). Ainsi, les informations disponibles sont à jour en temps réel.
• Cohérence et standardisation : L'automatisation assure que chaque rapport est généré en suivant les mêmes procédures et formats, garantissant une cohérence qui facilite la comparaison et le suivi des performances au fil du temps.
• L’optimisation des ressources : En réduisant le besoin de ressources humaines pour la création de rapports, les entreprises peuvent réaffecter ces ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée.

✨ Bonus - Amélioration de l'engagement des employés : En automatisant les reportings, les équipes passent moins de temps à saisir et à contrôler des données, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches plus valorisantes et stratégiques. Cela peut accroître leur satisfaction au travail et leur donner un sentiment de contribution à l'entreprise plus significatif.

6 étapes clés pour automatiser un reporting

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1. Analyse des besoins des utilisateurs : Avant toute chose, il est crucial de comprendre en profondeur les besoins spécifiques des utilisateurs finaux du reporting. Cela implique de dialoguer directement avec eux pour saisir leurs exigences, les défis qu'ils rencontrent avec les systèmes actuels, et les résultats qu'ils espèrent obtenir. Cette étape définit le cadre du projet et assure que les solutions mises en place seront véritablement utiles.
2. Sélection des outils et technologies : En fonction des besoins recueillis, il faut ensuite choisir les outils de BI et les technologies d'automatisation les mieux adaptés. Pour les PME, il est souvent préférable de choisir des solutions qui offrent un bon équilibre entre coût, facilité d'intégration, et fonctionnalités sophistiquées, tout en s'assurant de leur scalabilité pour accompagner la croissance de l'entreprise (nous en parlerons dans le prochain paragraphe 😉).
3. Conception du système de reporting : Place au développement d’un prototype de reporting automatisé, qui intégrera les données pertinentes à partir des systèmes existants. Cette étape inclut la création de modèles de données efficaces et la configuration de dashboards et de visualisations qui répondent aux attentes des utilisateurs finaux.
4. Tests et validations avec les utilisateurs : Impliquez les utilisateurs finaux dans la phase de test pour s'assurer que les reportings automatisés répondent bien à leurs attentes. Recueillez leurs feedbacks pour affiner le système, corriger les erreurs potentielles, et optimiser les fonctionnalités pour une meilleure expérience utilisateur.
5. Déploiement et formation : Une fois les tests validés, vous pouvez déployer le système de reporting automatisé dans l'environnement de production. Assurez-vous de former les utilisateurs finaux et les équipes de support technique pour qu'ils puissent exploiter pleinement les capacités du système.
6. Suivi, maintenance et amélioration continue : L'automatisation du reporting n'est pas un processus figé. Il nécessite un suivi régulier pour évaluer son efficacité, avec des ajustements et des mises à jour périodiques basés sur l'évolution des besoins de l'entreprise et les retours des utilisateurs.

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Les meilleurs outils pour automatiser un reporting

Pour optimiser l'automatisation du reporting dans les services financiers de PME, choisir des outils et des technologies appropriés est essentiel. Chez Stalx, nous avons accompagné des dizaines d’entreprises dans l'automatisation de leurs reportings financiers. Voici les principaux outils que nous utilisons :

• Microsoft Fabric : Fabric est une plateforme d’analyse de données complète, conçue pour les entreprises en quête d'une solution globale. MS Fabric propose un éventail de services de traitement, stockage, visualisation et analyse de la donnée.
• Power BI : Power BI est l’outil de business intelligence de Microsoft. Il permet de créer des reportings visuels, dynamiques et fiables pour aider les managers et dirigeants à prendre des décisions dans les meilleurs temps. Power BI est une des briques de MS Fabric.
• Python : Pour des manipulations de données plus sophistiquées et des tâches d'automatisation, Python est extrêmement utile. Ses bibliothèques comme Pandas et NumPy permettent un traitement efficace des données, leur analyse, et leur visualisation.
• SQL : Indispensable pour la manipulation des données, SQL permet de gérer les bases de données efficacement. Il joue un rôle crucial dans l'extraction précise des données nécessaires pour l'élaboration de rapports.

💡 Il faudra également veiller à sécuriser au maximum l’accès aux données, avec des process et des outils de cybersécurité.

En combinant ces outils, les PME peuvent non seulement automatiser leurs processus de reporting de manière efficace mais aussi garantir que ces reportings sont à la fois visuellement attrayants et riches en informations pertinentes, facilitant ainsi la prise de décision stratégique.

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Pourquoi automatiser un reporting avec Power BI ?

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Automatiser un reporting avec Power BI présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

• Le leadership : En tant que leader du marché des logiciels BI depuis plusieurs années, Power BI est soutenu par l'innovation continue de Microsoft, garantissant des fonctionnalités à la pointe de la technologie et des mises à jour régulières.
• L’intégration : Power BI s'intègre parfaitement avec de nombreuses sources de données et applications Microsoft, comme Excel et SharePoint, ainsi que d'autres outils externes, simplifiant ainsi le processus d'agrégation de données.
• Des outils d'analyse avancés : Power BI propose des capacités analytiques avancées, incluant l'intelligence artificielle et le machine learning, pour des analyses et des prédictions poussées. C’est aussi un réservoir de visuels presque infini, permettant de faire parler la donnée (data visualisation et data storytelling).
• La sécurité : Développé par le géant Microsoft, Power BI est conforme aux normes de sécurité les plus strictes, offrant des fonctionnalités robustes de gestion des accès et de protection des données.
• La flexibilité : Les utilisateurs peuvent personnaliser les dashboards et les rapports pour répondre à des besoins spécifiques (une flexibilité sans égale, pour des rapports personnalisés et dynamiques).
• La communauté : Power BI bénéficie d'une large communauté d'utilisateurs et de développeurs. Résultat ? Un vaste éventail de ressources, de tutoriels et de forums pour le support et l'apprentissage.
• La scalabilité : Adapté aux entreprises de toutes tailles, de la start-up à la multinationale, Power BI peut évoluer selon les besoins croissants en données et en utilisateurs.

Alors, vous êtes convaincu ? Découvrez Stalx Services :

Stalx, c’est l’histoire d’un contrôleur de gestion qui s’est spécialisé dans la data et la BI. Cette double compétence nous permet de créer des outils de business intelligence sur-mesure pour chaque PME.

Pour en savoir plus sur nos services, consultez notre page reporting financier ou réservez un rendez-vous avec un de nos experts.